01
Des fournisseurs en silos
Ricoh pour les copieurs, un prestataire courrier, un intégrateur ERP, une GED isolée, un SAV IT à part. Chaque problème transverse génère des renvois de balle interminables.
Besoin 06 / 06
Un seul partenaire, tout l'écosystème
Un seul interlocuteur. Un seul contrat.
Courrier, copieurs, GED, facturation, IT, cybersécurité : six familles, six contrats, six SAV, six factures. Nous les consolidons dans une relation unique, un contrat cadre, et un responsable de comptes senior dédié qui porte votre environnement documentaire de bout en bout.
Engagement moyen
0
responsable de comptes senior dédié, copiloté par une équipe technique, pour l'ensemble de votre périmètre documentaire et bureautique.
Inscrit au contrat
Un partenaire · Six familles
Le constat
Ce qui vous coûte aujourd'hui.
Les dirigeants qui nous consultent pointent presque toujours les mêmes trois angles morts. Identifier le bon levier, c'est déjà la moitié du chemin.
02
Des contrats hétérogènes
Dates de renouvellement différentes, clauses non harmonisées, SLA disparates, fins d'engagement qui se chevauchent. Impossible de négocier globalement.
03
Un SAV dilué
Un incident qui touche le copieur et son flux d'impression PC implique deux tickets, deux délais, zéro coordination. Vous devenez de facto le chef de projet de vos propres fournisseurs.
Avant / après
Votre écosystème, consolidé.
Multi-fournisseurs6 contrats
6 contrats à piloterÉchéances désynchronisées
6 SAV différentsRenvois de balle
6 factures mensuellesRapprochement manuel
6 interlocuteurs commerciauxCoordination interne
Avec ClearDoc1 contrat cadre
1 contrat cadre 6 famillesRéversibilité par brique
1 responsable de comptes dédiéHotline personnelle
1 facture consolidéeUn seul circuit comptable
1 gouvernance annuelleReporting KPI cross-familles
Relation consolidée
Pour piloter les 6 familles documentaires de votre entreprise,
0
responsable de comptes senior : un seul contrat cadre, un seul SAV, une seule facture.
Preuve chiffrée
Des engagements contractuels.
Nous ne vendons pas un outil, nous garantissons un résultat.
Chaque engagement chiffré ci-dessous est inscrit au contrat avant le démarrage de la mission.
1
Une promesse, trois piliers
- 1Contrat cadreUn contrat unique qui couvre les six familles documentaires, réversibilité par brique sans renégocier l'ensemble.
- 1Responsable de comptesUn interlocuteur senior dédié, joignable en direct, présent sur le terrain, qui suit votre parc dans la durée.
- 1Reporting consolidéUn seul tableau de bord cross-familles partagé avec votre comité de direction (KPI, incidents, roadmap).
Cas client
Holding distribution, de 14 fournisseurs à 1 interlocuteur unique.
Une holding distribution opérant 8 enseignes sur 24 sites avec 320 collaborateurs. L'absence de mutualisation des achats avait accumulé des fournisseurs en doublon, parfois plusieurs sur un même sujet. ClearDoc Solutions a consolidé l'ensemble en un contrat-cadre unique avec un seul responsable de comptes.
Avant ClearDoc
Holding 8 enseignes, 24 sites, 320 collaborateurs. Absence de mutualisation des achats, fournisseurs en doublon accumulés au fil des acquisitions.
14fournisseurs
8enseignes
24sites
6 sem.renégo DAF
- Répartition : 3 courrier · 4 IT · 2 copieurs · 2 GED · 1 archivage · 1 signature · 1 cyber
Après ClearDoc
Contrat-cadre unique. Responsable de comptes senior dédié, SAV intégré, reporting mensuel consolidé cross-périmètre.
1interlocuteur
1contrat-cadre
1SAV unique
1 jrenégo annuelle
- 1 facturation consolidée, 1 SAV unique pour les 24 sites
- Reporting mensuel cross-périmètre (courrier · IT · copieurs · GED)
14 contrats dispersés → 1 hub ClearDoc
Mutualisation des achats consolidée sous un même contrat-cadre
Avant
Avec ClearDoc
Au-delà du gain financier, c'est la charge mentale qui s'allège, DAF, Achats, DSI cessent de jongler entre 14 contacts. Un appel suffit pour ouvrir un ticket, qu'il concerne un copieur, une signature ou un poste de travail.
14 → 1Fournisseurs
1 SLAUnique
−85 %Temps DAF
1Reporting consolidé
Méthode
Notre plan d'action sur 12 mois.
Un déploiement cadencé : diagnostic partagé, quick wins immédiats, transformation structurelle. Chaque jalon est mesuré et restitué à votre comité de direction.
Mois 1
Audit de consolidation
Cartographie de tous les contrats documentaires existants, analyse des échéances et SLA, identification des gains de consolidation.
Mois 2 à 3
Contrat cadre unique
Négociation consolidée, harmonisation des SLA, clause de réversibilité par famille, définition de la gouvernance et des KPI.
Mois 3 à 18
Migration progressive
Intégration famille par famille au rythme des échéances contractuelles existantes. Aucun big bang, convergence sur 18 à 24 mois.
Annuel
Gouvernance & roadmap
Comité de pilotage annuel présidé par votre DG ou DAF, reporting KPI cross-familles, ajustements stratégiques et roadmap à 12 mois.
Mois 1
Audit de consolidation
Cartographie de tous les contrats documentaires existants, analyse des échéances et SLA, identification des gains de consolidation.
Mois 2 à 3
Contrat cadre unique
Négociation consolidée, harmonisation des SLA, clause de réversibilité par famille, définition de la gouvernance et des KPI.
Mois 3 à 18
Migration progressive
Intégration famille par famille au rythme des échéances contractuelles existantes. Aucun big bang, convergence sur 18 à 24 mois.
Annuel
Gouvernance & roadmap
Comité de pilotage annuel présidé par votre DG ou DAF, reporting KPI cross-familles, ajustements stratégiques et roadmap à 12 mois.
La relation au centre
Ce qu'un vrai partenariat change.
Votre responsable de comptes connaît votre parc, vos équipes, vos contraintes, il les suit depuis des années. Il est joignable en direct, présent sur le terrain, impliqué dans vos projets. Ce n'est pas un commercial, c'est un pivot.
Comité annuel
Hotline unique
Solutions
Ce qui répond à ce besoin.
Chaque brique peut s'adopter seule.
Ensemble, elles multiplient la valeur : un seul interlocuteur, un seul contrat, un seul SAV.
Témoignage
Un seul interlocuteur pour nos copieurs, notre GED, notre courrier. Mes équipes ont récupéré l'équivalent de deux ETP sur l'année, uniquement sur la coordination fournisseurs.
Questions fréquentes
À clarifier avant de s'engager.
Faut-il tout migrer d'un coup ?+
Non, surtout pas. Nous démarrons en général par une ou deux familles (courrier + facturation, ou copieurs + IT) et intégrons progressivement les autres au fur et à mesure des échéances de vos contrats existants. La convergence s'étale sur 18 à 24 mois.
Que se passe-t-il si une famille pose problème ?+
Le contrat cadre prévoit une clause de réversibilité par famille. Si une brique ne donne pas satisfaction, elle peut être retirée sans que cela remette en cause les autres. Vous gardez la main.
La consolidation rend-elle dépendant d'un fournisseur unique ?+
La consolidation concerne la relation commerciale et le SAV, pas la technologie. Les briques reposent sur des standards (DocuWare, Ricoh, Dell, Plateforme Agréée) qui restent portables. Un changement de prestataire ne remet pas en cause vos données ni vos équipements.
Quel est le gain financier réel ?+
Au-delà des économies par famille (−47% courrier, −83% facture), la consolidation apporte une remise de volume moyenne de 8 à 12% sur l'ensemble du périmètre, et libère environ 0,5 à 1 ETP interne dédié à la coordination fournisseurs.
Passer à l'action
Prêt à transformer votre gestion documentaire ?
Un audit gratuit de votre environnement actuel, une cartographie précise de vos coûts, et un plan d'action sur douze mois, sans engagement.
Ce qu'inclut l'audit
- Cartographie des fluxEntrants, sortants, internes, numériques et papier.
- Analyse des coûts réelsPar poste, par équipe, par typologie de document.
- Plan d'action 12 moisQuick wins et transformations structurelles.
- Engagement chiffréÉconomies contractualisées avant démarrage.