01
Du temps perdu à chercher
Les cadres passent en moyenne 1h30 par jour à rechercher un document, le re-demander, le scanner à nouveau. Sur l'année, c'est plus d'un mois de travail par collaborateur.
Besoin 02 / 06
Automatisation & workflows
Vos équipes, concentrées sur leur métier.
Classer, retrouver, saisir, valider : autant de minutes qui s'empilent. Nous automatisons les tâches répétitives, structurons les workflows, libérons vos collaborateurs pour ce qui crée vraiment de la valeur.
Engagement moyen
0 ETP
libérés en moyenne par an chez nos clients de 100 à 300 collaborateurs, après déploiement des automatisations documentaires.
Workflows automatisés
Le constat
Ce qui vous coûte aujourd'hui.
Les dirigeants qui nous consultent pointent presque toujours les mêmes trois angles morts. Identifier le bon levier, c'est déjà la moitié du chemin.
02
Des ressaisies manuelles partout
Factures retapées dans l'ERP, bons de commande recopiés dans Excel, contrats re-signés physiquement. Chaque ressaisie est une erreur en puissance et un coût invisible.
03
Des validations qui bloquent
Un parapheur égaré, un BAT oublié, un contrat en attente depuis trois semaines. Les workflows papier ralentissent l'entreprise sans qu'on puisse mesurer le coût réel du retard.
Avant / après
Une journée type, avant et après.
Aujourd'hui1h30 perdue / jour
Recherche manuelle45 min / jour
Ressaisie ERP facturesErreurs fréquentes
Parapheur papier physique3 semaines d'attente
Classement manuel dossiersInvisible dans le TCO
Avec ClearDoc−83%
Recherche plein texte instantanéeLe bon document en moins de 10 secondes
OCR + extraction automatiqueZéro ressaisie ERP
Signature électronique qualifiée eIDAS4 jours moyenne
Classement intelligent indexéMétadonnées automatiques
Temps rendu aux équipes
En moyenne, sur un effectif de 150 collaborateurs,
0 ETP
libérés par an, autant de projets stratégiques en plus, sans embauche.
Preuve chiffrée
Des engagements contractuels.
Nous ne vendons pas un outil, nous garantissons un résultat.
Chaque engagement chiffré ci-dessous est inscrit au contrat avant le démarrage de la mission.
0%
de temps gagné sur le traitement des factures fournisseur
OCR · Workflow · PA
0%
des documents retrouvés en moins de 10 secondes
Recherche plein texte indexée
0j
de délai moyen de signature électronique (vs 3 semaines papier)
Signature qualifiée eIDAS
Cas client
Cabinet d'assurance, recherche docs ramenée à 12 secondes.
Un cabinet d'assurance de 450 collaborateurs gérant 80 000 documents actifs et 400 000 archives. ClearDoc Solutions a déployé DocuWare avec coffre-fort à valeur probante, backé par notre certification HDS pour les documents de nature médicale (questionnaires santé, rapports d'expertise).
Avant ClearDoc
Cabinet 450 collaborateurs gérant 480 000 documents. Sans GED unifiée, la friction documentaire pèse lourd au quotidien.
18 %temps recherche
8 minpour un dossier
18/anincidents égarés
81ETP perdus
Après ClearDoc + DocuWare
DocuWare avec Intelligent Indexing, coffre-fort à valeur probante et HDS pour les rapports médicaux.
4 %temps recherche
12 secpour un dossier
0incident
63ETP libérés
- Coffre-fort à valeur probante NF Z42‑013
- Certification HDS pour les documents de nature médicale
Avant / Après · 4 indicateurs
Mesures sur 12 mois post-migration
AvantAprès
Temps recherche docs% temps
18
4
ETP libérésETP
0
63
Délai dossier adhérentsecondes
480
12
Incidents docs égarés / an/ an
18
0
L'ampleur de la friction documentaire dans une organisation de 450 collaborateurs reste invisible jusqu'au moment où on la mesure. Une fois la GED en place, ce sont 63 ETP redistribués sur la production assurantielle.
63 ETPLibérés / an
−97 %Temps recherche
0Doc perdu
HDS + Z42‑013Conformité
Méthode
Notre plan d'action sur 12 mois.
Un déploiement cadencé : diagnostic partagé, quick wins immédiats, transformation structurelle. Chaque jalon est mesuré et restitué à votre comité de direction.
Mois 1
Cartographie des flux
Diagnostic des goulots d'étranglement, temps réel mesuré sur les tâches documentaires, typologie des documents à haut volume.
Mois 2
Paramétrage des workflows
Configuration OCR, règles de routage, circuits de validation, connecteurs ERP/CRM, sans big bang ni changement d'outil métier.
Mois 3 à 4
Pilote & formation
Déploiement sur un flux unique (factures fournisseur en général), formation des équipes, accompagnement au changement.
Mois 6 à 12
Extension progressive
Ouverture aux autres familles documentaires (RH, contrats, achats), pilotage KPI trimestriel, itérations continues.
Mois 1
Cartographie des flux
Diagnostic des goulots d'étranglement, temps réel mesuré sur les tâches documentaires, typologie des documents à haut volume.
Mois 2
Paramétrage des workflows
Configuration OCR, règles de routage, circuits de validation, connecteurs ERP/CRM, sans big bang ni changement d'outil métier.
Mois 3 à 4
Pilote & formation
Déploiement sur un flux unique (factures fournisseur en général), formation des équipes, accompagnement au changement.
Mois 6 à 12
Extension progressive
Ouverture aux autres familles documentaires (RH, contrats, achats), pilotage KPI trimestriel, itérations continues.
Au quotidien
Des outils invisibles , un métier révélé.
Vos collaborateurs ne doivent pas combattre leurs outils. Une GED performante s'oublie, un workflow bien conçu devient réflexe. Le but n'est pas de changer leur métier : c'est de leur rendre leur temps.
Dashboard unifié
Temps retrouvé
Solutions
Ce qui répond à ce besoin.
Chaque brique peut s'adopter seule.
Ensemble, elles multiplient la valeur : un seul interlocuteur, un seul contrat, un seul SAV.
Témoignage
Un seul interlocuteur pour nos copieurs, notre GED, notre courrier. Mes équipes ont récupéré l'équivalent de deux ETP sur l'année, sans embauche.
Questions fréquentes
À clarifier avant de s'engager.
L'automatisation demande-t-elle de changer nos outils métier ?+
Non, nos plateformes s'intègrent directement aux ERP et CRM du marché (SAP, Sage, Cegid, Dynamics, Salesforce…). Les équipes continuent d'utiliser leurs outils actuels, la donnée remonte automatiquement.
Combien de temps pour former les équipes ?+
Les utilisateurs finaux sont opérationnels en 1 à 2 heures. L'accompagnement au changement est inclus les 6 premiers mois.
Peut-on automatiser progressivement ?+
Oui, c'est même la méthode recommandée. Nous démarrons par un flux unique (souvent les factures fournisseur), mesurons l'impact, puis étendons à d'autres familles documentaires. Aucun big bang obligatoire.
Que deviennent les collaborateurs dont les tâches sont automatisées ?+
L'automatisation cible les tâches à faible valeur (ressaisie, classement, recherche). Les collaborateurs sont repositionnés sur l'analyse, le contrôle, la relation client.
Passer à l'action
Prêt à transformer votre gestion documentaire ?
Un audit gratuit de votre environnement actuel, une cartographie précise de vos coûts, et un plan d'action sur douze mois, sans engagement.
Ce qu'inclut l'audit
- Cartographie des fluxEntrants, sortants, internes, numériques et papier.
- Analyse des coûts réelsPar poste, par équipe, par typologie de document.
- Plan d'action 12 moisQuick wins et transformations structurelles.
- Engagement chiffréÉconomies contractualisées avant démarrage.