01
Capture & Intelligent Indexing
Scan haute vitesse depuis copieur Ricoh ou import e-mail, OCR, reconnaissance automatique du type de document, extraction des métadonnées par IA, l'Intelligent Indexing apprend de vos corrections.
Solution 03 / 06
DocuWare · PA · Coffre-fort NF Z42‑013
Capturer, traiter, prouver.
Gestion documentaire DocuWare et archivage probant NF Z42‑013 dans une seule chaîne : capture intelligente, indexation automatique, workflows de validation, coffre-fort avec empreintes et jetons horodatés. Une simple recherche suffit pour retrouver le document, où qu'il soit, depuis le bureau ou le terrain.
PartenairePartenaire DocuWare Gold · Leader Exaegis mid-market 2025-2026
Engagement clé
0%
des documents retrouvés en moins de 10 secondes via la recherche plein texte DocuWare, sur l'ensemble du fonds documentaire indexé.
Inscrit au contrat · Audité
NF Z42‑013 · ISO 14641‑1
Cas client
Cabinet d'assurance, recherche docs ramenée à 12 secondes.
Un cabinet d'assurance de 450 collaborateurs gérant 80 000 documents actifs et 400 000 archives. ClearDoc Solutions a déployé DocuWare avec coffre-fort à valeur probante, backé par notre certification HDS pour les documents de nature médicale (questionnaires santé, rapports d'expertise).
Avant ClearDoc
Cabinet 450 collaborateurs gérant 480 000 documents. Sans GED unifiée, la friction documentaire pèse lourd au quotidien.
18 %temps recherche
8 minpour un dossier
18/anincidents égarés
81ETP perdus
Après ClearDoc + DocuWare
DocuWare avec Intelligent Indexing, coffre-fort à valeur probante et HDS pour les rapports médicaux.
4 %temps recherche
12 secpour un dossier
0incident
63ETP libérés
- Coffre-fort à valeur probante NF Z42‑013
- Certification HDS pour les documents de nature médicale
Avant / Après · 4 indicateurs
Mesures sur 12 mois post-migration
AvantAprès
Temps recherche docs% temps
18
4
ETP libérésETP
0
63
Délai dossier adhérentsecondes
480
12
Incidents docs égarés / an/ an
18
0
L'ampleur de la friction documentaire dans une organisation de 450 collaborateurs reste invisible jusqu'au moment où on la mesure. Une fois la GED en place, ce sont 63 ETP redistribués sur la production assurantielle.
63 ETPLibérés / an
−97 %Temps recherche
0Doc perdu
HDS + Z42‑013Conformité
Comment ça marche
Le flux, de bout en bout.
Une solution qui s'adopte vite parce qu'elle s'intègre à ce que vous avez déjà. Aucun big bang, aucune refonte métier : uniquement de l'automatisation qui se greffe.
02
Classement & règles
Règles configurables par typologie, arborescence métier, calendriers de conservation paramétrés une fois pour toutes. Le bon document, au bon endroit, sans saisie manuelle.
03
Workflow & validation
Circuits d'approbation, alertes par e-mail, signatures électroniques eIDAS, escalades automatiques. Les utilisateurs autorisés agissent depuis le bureau, le domicile, le terrain.
04
Recherche & coffre-fort
Une simple recherche suffit pour retrouver un document. Transfert automatique des pièces sensibles vers le coffre-fort NF Z42‑013, empreintes cryptographiques, horodatage certifié, audits sans stress.
Avant / après
Du dossier physique à la mémoire technique.
Classement traditionnel1h30 recherche / jour
Dossiers physiques dispersésArmoires, box, local archives
Recherche manuelle45 min / jour par cadre
Classement réseau anarchiqueSans métadonnées
Archivage sans valeur probanteRisque juridique
GED ClearDoc< 10 sec
Fonds documentaire centraliséSolution cloud ou hybride
Recherche plein texte instantanée< 10 secondes sur tout
Intelligent Indexing automatiqueL'IA apprend de vos corrections
Coffre-fort NF Z42‑013Probant · réversible
Fonctionnalités
Tout ce qu'il faut, rien de plus.
Six capacités cœur qui couvrent 95% des besoins documentaires d'une organisation. Les 5% restants font l'objet de développements spécifiques inclus dans la mission.
Recherche plein texte
OCR + indexation sémantique, un mot-clé suffit pour retrouver n'importe quel document en moins de 10 secondes, sur l'ensemble du fonds.
Intelligent Indexing
L'IA d'extraction reconnaît le type de document, en extrait les métadonnées, et apprend de chaque correction utilisateur. La saisie manuelle disparaît.
Empreintes & scellés
Horodatage certifié, empreinte cryptographique, chaînage des journaux d'événements. La preuve d'intégrité opposable, sans intervention humaine.
Contrôle d'accès granulaire
Droits par document, par typologie, par rôle. Authentification SSO / MFA. Accès consignés, audit trail complet, alertes sur événement sensible.
Réversibilité garantie
Export complet de votre fonds au format standard à tout moment. Vous n'êtes pas captif, c'est aussi une exigence normative NF Z42‑013.
Cloud, on-premise, hybride
Trois modes de déploiement selon la sensibilité de vos documents. Hébergement souverain France pour le cloud, datacenter HDS pour les données sensibles.
CDS en action
Voir, comprendre, tester.
Deux gestes-clés depuis l'interface : extraction automatique des métadonnées et classement en un clic. Plutôt qu'une démo commerciale, le geste métier tel que vos équipes le verront tous les jours.
cleardoc.app · démo
Survoler pour voir la démo
Intelligent Indexing
L'IA reconnaît le document, extrait les métadonnées
Une facture arrive, le moteur identifie le fournisseur, le numéro, la date, le montant et les rapproche du bon de commande. Vous corrigez une fois, le système apprend pour toujours.
Voir pluscleardoc.app · démo
Survoler pour voir la démo
One-Click Indexing
Classer un document en un clic
Glissez le document dans la zone de capture, DocuWare propose le classement, vous validez d'un clic. Aucune saisie de champ, aucun arbitrage manuel sur le bon dossier.
Voir plusPreuve chiffrée
Des résultats mesurés.
Chiffres moyens constatés sur notre portefeuille clients actif, contractualisés avant démarrage et inscrits noir sur blanc.
0%
des documents retrouvés en moins de 10 secondes
DocuWare · Recherche plein texte
0 ans
de conservation à valeur probante garantie
NF Z42‑013 · ISO 14641‑1
0%
des événements journalisés et chaînés
Preuve d'intégrité opposable
Productivité documentaire
Sur nos déploiements en production,
0%
des documents sont retrouvés en moins de 10 secondes via la recherche plein texte.
Le geste, le logiciel, l'archive
Une chaîne documentaire complète.
L'archivage n'est pas un cimetière de documents, c'est une ressource stratégique. Du geste de classement physique à l'interface DocuWare, jusqu'au coffre-fort probant : chaque maillon est tenu par un seul partenaire.
Le geste
Le logiciel
Spécifications
La technique, sans détour.
Normes, formats, intégrations, certifications : tout ce qu'un DSI doit savoir avant de s'engager. Consultez les fiches techniques détaillées ou demandez une démo live.
Normes & conformité
- NF Z42‑013 archivage électronique probant
- ISO 14641‑1 archivage pérenne
- RGPD · ePrivacy · CNIL conforme
- Hébergement souverain France · HDS
- Journalisation chaînée horodatée
Modules DocuWare
- Intelligent Indexing : extraction IA
- Workflow Manager : circuits configurables
- Smart Connect : intégration ERP/CRM
- Cloud Apps & Mobile : accès terrain
- Ricoh SimplyGED by DocuWare (PME)
Intégrations & déploiement
- Connecteurs SAP, Sage, Cegid, Microsoft 365
- Salesforce, Dynamics CRM
- API REST & SOAP, SSO SAML / OIDC
- Multifonctions Ricoh : scan direct vers GED
- Cloud, on-premise ou hybride
Déploiement
De la signature à la mise en production.
Une méthode rodée depuis 1991, des jalons clairs, des livrables mesurables, un accompagnement jusqu'à l'autonomie complète de vos équipes.
Semaines 1 à 2
Audit du patrimoine
Cartographie du fonds existant, typologies, volumes, règles de conservation actuelles, criticité par document. Calendriers de conservation à appliquer.
Semaines 3 à 4
Paramétrage DocuWare
Configuration de l'arborescence, règles d'Intelligent Indexing, workflows de validation, droits d'accès, intégrations ERP/CRM.
Semaines 5 à 10
Migration & indexation
Reprise du fonds existant (scan + OCR + indexation), bascule des flux entrants depuis copieurs Ricoh et e-mails, formation utilisateurs.
Annuel
Audit probant
Audit annuel par certificateur externe, vérification d'intégrité, test de restauration, mise à jour réglementaire.
Semaines 1 à 2
Audit du patrimoine
Cartographie du fonds existant, typologies, volumes, règles de conservation actuelles, criticité par document. Calendriers de conservation à appliquer.
Semaines 3 à 4
Paramétrage DocuWare
Configuration de l'arborescence, règles d'Intelligent Indexing, workflows de validation, droits d'accès, intégrations ERP/CRM.
Semaines 5 à 10
Migration & indexation
Reprise du fonds existant (scan + OCR + indexation), bascule des flux entrants depuis copieurs Ricoh et e-mails, formation utilisateurs.
Annuel
Audit probant
Audit annuel par certificateur externe, vérification d'intégrité, test de restauration, mise à jour réglementaire.
Cas d'usage
Sur le terrain.
Trois situations concrètes, extraites de missions en cours sur notre portefeuille actif. Les chiffres cités sont auditables.
Fonds clients sur 20 ans
Migration de 250 000 dossiers clients papier vers DocuWare avec reprise scan et OCR. Recherche plein texte sur l'ensemble, archivage probant des jugements et courriers sensibles.
250 000 dossiers
Dossiers salariés dématérialisés
2 000 dossiers salariés numérisés, classement automatique par typologie (contrats, avenants, évaluations), accès sécurisé RH + manager, archivage probant des documents disciplinaires.
2 000 salariés
Sinistres avec valeur probante
Archivage probant NF Z42‑013 de 80 000 dossiers sinistres annuels : photos, expertises, correspondances. Opposabilité juridique garantie, contrôle d'accès par statut sinistre.
80 000 / an
Besoins couverts
Cette solution répond à.
Chaque solution répond à plusieurs enjeux métier simultanément. Explorez les besoins de votre direction pour contextualiser.
Témoignage
Un seul interlocuteur pour nos copieurs, notre GED, notre courrier. Mes équipes ont récupéré l'équivalent de deux ETP sur l'année, uniquement sur le temps de recherche documentaire.
Questions fréquentes
À clarifier avant de s'engager.
Quelle différence entre GED et archivage probant ?+
La GED (DocuWare) est l'outil de travail quotidien : classement, workflow, recherche, collaboration. L'archivage probant (NF Z42‑013) est le coffre-fort juridique : documents figés, empreintes, horodatage. Les deux s'articulent : la GED pilote, l'archivage probant sécurise.
Peut-on reprendre notre fonds papier existant ?+
Oui. Nous proposons une prestation de numérisation complète (de 10 000 à plusieurs millions de documents) avec OCR, indexation et intégration directe dans DocuWare. Le fonds papier peut ensuite être détruit (selon règles légales) ou stocké en archive externe.
Pourquoi passer par ClearDoc plutôt qu'aller directement chez l'éditeur ?+
Vous signez un contrat ClearDoc unique qui couvre la GED, le coffre-fort probant, l'intégration avec vos copieurs Ricoh, votre courrier sortant et votre PA. C'est nous qui portons la relation éditeur, le paramétrage métier, la migration de votre fonds, la formation, le SAV. Vous gardez un seul interlocuteur français pour tout votre écosystème documentaire, et vous bénéficiez d'une réversibilité contractuelle complète (export PDF + métadonnées XML à tout moment, sans frais).
DocuWare en cloud, on-premise ou hybride ?+
Les trois modes sont possibles. La version cloud est hébergée en France certifiée HDS et ISO 27001. La version on-premise s'installe sur votre infrastructure avec maintenance incluse. Le mode hybride sépare documents sensibles (on-premise) et flux courants (cloud). Pour les PME, l'offre packagée Ricoh SimplyGED by DocuWare accélère le déploiement.
Passer à l'action
Prêt à transformer votre gestion documentaire ?
Un audit gratuit de votre environnement actuel, une cartographie précise de vos coûts, et un plan d'action sur douze mois, sans engagement.
Ce qu'inclut l'audit
- Cartographie des fluxEntrants, sortants, internes, numériques et papier.
- Analyse des coûts réelsPar poste, par équipe, par typologie de document.
- Plan d'action 12 moisQuick wins et transformations structurelles.
- Engagement chiffréÉconomies contractualisées avant démarrage.